В частном бизнесе всегда много проблем. Одной из таких проблем, причем далеко не самой малозначительной, является юридически правильное оформление трудовых отношений между физическими лицами – предпринимателями и их работниками. Надлежащим образом оформленный трудовой договор с наемным работником, порядок в кадровой документации позволяют предпринимателю не только чувствовать себя уверенно и не бояться проверок, но и, что очень важно, гарантируют соблюдение в сфере малого бизнеса трудовых и социальных прав самих работников. Совсем недавно Главное управление Гоструда в Днепропетровской области подготовило и опубликовало разъяснения относительно перечня необходимых документов, которые нужно иметь физическому лицу-предпринимателю при оформлении наемных работников на постоянную работу и для организации правильного ведения кадрового учета. Остановимся на этом более подробно.
Разъяснения Гоструда
Главный государственный инспектор отдела по вопросам соблюдения законодательства о труде, застрахованных лиц, занятости, трудоустройства инвалидов и по вопросам детского труда в Днепропетровском регионе Ирина Константинова разъяснила некоторые вопросы ведения кадровой документации частным предпринимателем, который имеет наемных работников.
Кадровая документация регламентирует порядок использования работодателем наемного труда, реестры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.
Законодательство ориентировано на юридических лиц, однако распространяется и на физических лиц – предпринимателей (далее – частных предпринимателей), поскольку, согласно статье 21 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ), они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками. В связи с этим не только юридические лица, но и частные предприниматели обязаны вести кадровую документацию.
При принятии наемного работника на работу частному предпринимателю нужно выполнять требования трудового законодательства, ведь если предприниматель использует труд физических лиц, то он является работодателем.
Так, например, согласно подпункту 14.1.222 пункта 14.1 статьи 14 Налогового кодекса Украины работодатель –это юридическое лицо (его филиал, отделение, другое обособленное подразделениелибо его представительство) или самозанятое лицо, которое использует наемный труд физических лиц на основании заключенных трудовых договоров (контрактов) и несет обязанности по выплате им заработной платы, а также начислении, удержании и уплаты налога на доходы физических лиц в бюджет, начислений на фонд оплаты труда, другие обязанности, предусмотренные законами.
А в соответствии со статьей 1 Закона Украины «Об организациях работодателей» работодатель –это юридическое лицо (предприятие, учреждение, организация) или физическое лицо – предприниматель, которое в пределах трудовых отношений использует труд физических лиц.
Отношения между работодателем и наемным работником (сотрудником) строятся на основе трудового договора.
Работник может быть допущен к работе только после (статья 24 КЗоТ):
1) заключения трудового договора;
2) оформления приказа (распоряжения) частного предпринимателя о приеме на работу;
3) уведомления фискальной службы.
О кадровой документации подробнее
Трудовое законодательство распространяется на всех работодателей, поэтому частный предприниматель обязан вести кадровую документацию, связанную с оформлением трудовых отношений с наемными работниками.
Поскольку предприниматели ведут упрощенный учет, то под кадровой документацией для них подразумеваются:
– личные карточки работников со следующим перечнем копий документов: паспорт, диплом об образовании с приложением, идентификационный код, удостоверение о наличии льгот (ветераны войны, чернобыльцы, лица с инвалидностью), свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании, фото (3х4), свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка (до 15-ти лет), медицинская книжка (в случае необходимости);
– приказы и заявления о приеме на работу и увольнении, перемещении, переводе, отпуске, дополнительном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, командировках, премировании, дисциплинарных взысканиях (и др.);
– книга учета приказов, касающихся трудовых отношений;
– журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (по собственному желанию);
– табели учета использования рабочего времени, графики сменности;
– документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы (индексации, компенсации потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты; расчеты с работниками при увольнении, оплату за работу в ночное время, праздничные, нерабочие дни, сверхурочное время, за работу в тяжелых и вредных условиях, время простоя, в связи с несчастным случаем, временной потерей нетрудоспособности и т. д);
– договоры о полной материальной ответственности;
– договоры гражданско-правового характера, акты выполненных работ;
– срочные трудовые договоры с наемными работниками;
– должностные инструкции;
– трудовые договоры (в т. ч. контракты);
– графики отпусков;
– штатные расписания;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– положение об оплате труда (премировании и т. п);
– документы на проведение медосмотра сотрудников (в случае необходимости).
Частный предприниматель может издавать приказы в произвольной форме, но с указанием обязательных реквизитов, или брать за основу либо полностью использовать образцы, утвержденные приказом Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 г. № 489, а именно:
– типовые формы приказа о приеме на работу (№ П-1),предоставлении отпуска (№ П-3), увольнении (№ П-4);
– табеля учета рабочего времени (№ П-5);
– расчетные ведомости (№ П-6 и № П-7).
С приказом Госкомстата № 489 подробно можно ознакомиться здесь: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08).
Предприниматель ведет трудовые книжки работников, работающих у него по основному месту работы свыше 5-ти дней (п. 1.1 Инструкции № 58; ознакомиться с ее текстом можно здесь: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93). Так, в соответствии с пунктом 1.1 раздела 1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстицииУкраины, Министерства социального защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (зарегистрировано в Минюсте Украины 17 августа 1993 г. под № 110; далее – Инструкция № 58) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица более 5-ти дней, в том числе лиц, которые являются сособственниками (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Записи в трудовую книжку предприниматель делает самостоятельно при принятии на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, а также при его расторжении. Записи в трудовой книжке частный предприниматель удостоверяет своей подписью и печатью (если есть). Трудовые книжки работников, труд которых связан с предоставлением услуг (повара, няни, водителя и т. п.), хранятся у работников (абзац 1 пункта 2.21-1 Инструкции № 58).
Вместо заключения
Напомним, за нарушение трудового законодательства работодателю грозят финансовые санкции (статья 265 КЗоТ), а его должностным лицам — административные штрафы (статья 41 Кодекса об административных правонарушениях Украины). Кроме того, за нарушение законодательства о труде грозит уголовная ответственность (статьи 170, 172 – 175 Уголовного кодекса Украины). Это в полной мере относится и к частным предпринимателям, грубопренебрегающим неукоснительным соблюдением законов о труде.
Игорь Ворон, юрист.
